OpenSlides und ZOOM

Digitale Vollversammlung – Teil 2

Für die Realisierung der digitalen Vollversammlung der Evangelischen Jugend Oldenburg (ejo) haben wir, wir auch schon vorher bei Veranstaltungen vor Ort, auf OpenSlides gesetzt.

OpenSlides ist die umfassende Lösung zur digitalen Organisation Ihrer Versammlungen und Konferenzen. Verwalten und projizieren Sie Tagesordnungen, Anträge, Wahlen, Dokumente, Redelisten und Teilnehmende. Webbasiert und immer auf dem neuesten Stand.

openslides.com

An dieser Stelle erspare ich euch einen vollumfänglichen Einblick in die Funktionen und Möglichkeiten von und mit OpenSlides. Ich habe sie schon einmal in einem älteren Blogbeitrag angerissen, stehe gerne für Rückfragen zur Verfügung und kann die Website von OpenSlides für weitere Fragen empfehlen.

Vorbereitung

Die Einrichtung von OpenSlides im Vorfeld ist die Basis aller späteren Tätigkeiten – so ist es ja irgendwie immer. Und dennoch möchte ich etwas detaillierter auf eben diese Vorbereitung eingehen.

Bei Betrieb und Nutzung von OpenSlides gibt es zwei mögliche Varianten:

  1. Das Rundum-Sorglos-Paket: OpenSlides wird vollständig eingerichtet und gehostet – mit der technischen Einrichtung hat man nichts zu tun. Supportleistungen inklusive.
  2. OpenSlides selbst hosten: da OpenSlides OpenSource-Software ist, kann sie auch eigenständig auf einem eigenen Server betrieben werden. Dafür braucht es dann natürlich ein wenig technisches Verständnis und die entsprechende Hardware.

Für welches Paket man sich am Ende entscheidet bleibt der Organisation selbst überlassen. Aus eigener Erfahrung heraus kann ich nur immer wieder die gute Zusammenarbeit mit dem Support der Intevation GmbH, insbesondere mit Emanuel Schütze, erwähnen. Die Kontaktdaten sind auf der OpenSlides Website zu finden.

Wenn die technische Vorbereitungen abgeschlossen sind geht es vor allem darum die OpenSlides Instanz an die eigenen Vorgaben anzupassen und mit Inhalten zu füllen. Da ich eine OpenSlides-Nutzung gerade auch im Vorfeld von Tagungen für die Vorbereitung empfehlen kann, sollte die Einrichtung möglichst früh erfolgen. So erspart man sich und den Tagungsmitgliedern unnötigen Papierversand und schon im Vorfeld können alle die Vorzüge von OpenSlides nutzen: einheitliche Unterlagen, Erstellung von Eingaben und Anträgen, Vorschläge für Wahlen, etc.

Benutzerrechte

Über eine ausgeklügelte Benutzerrechteverwaltung lassen sich unterschiedliche Gruppierungen mit entsprechenden Berechtigungen anlegen. Hier lässt sich regulieren wer beispielsweise an einer Wahl teilnehmen darf, wer Anträge erstellen kann und welche Dateien einsehen darf.

Auch im Verlauf der Tagungen können natürlich weitere Benutzergruppen angelegt und zugewiesen werden. Je intensiver die Vorbereitung aber an dieser Stelle, desto geringer der spätere Aufwand. Auch wenn es beispielsweise Benutzergruppen mit identischen Rechten gibt empfiehlt sich eine Einrichtung von getrennten Benutzergruppen. So lassen sich im Nachhinein einfach Anpassungen vornehmen, wenn beispielsweise das Rederecht verändert wird.

Tagesordnung

Einen wesentlichen Bestandteil von OpenSlides bildet die Tagesordnung. Hier gibt es die Möglichkeit den Teilnehmenden umfangreiche Unterlagen sowie weiterführende Informationen zu einzelnen Punkten zur Verfügung zu stellen. Schon im Vorfeld können Teilnehmende so alle Unterlagen digital einsehen und sich auf die Tagung vorbereiten.

Unter den Punkten Wahlen und Anträge besteht die Möglichkeit bereits im Vorfeld Kandidat*innen für Wahlen vorzuschlagen und Anträge einzureichen. So können schon im Vorfeld Gespräche geführt und Änderungsanträge eingereicht werden. Das spart auch im Verlauf der eigentlichen Sitzung kostbare Zeit. Abstimmungsbedarf zu Antragsversionen wird überflüssig.

Benutzeraccounts einrichten

Zu den Vorbereitungen gehört auch, dass Benutzeraccounts frühzeitig eingerichtet werden. Alle Teilnehmenden erhalten einen eigenen und personalisierten Zugang zu OpenSlides. Die Daten erhalten sie automatisiert über OpenSlides. Im Backend lässt sich dazu eine entsprechende E-Mail anlegen, die nach Bedarf verschickt werden kann. Eigentlich dient sie nur dazu den Teilnehmenden ihre Login-Daten zukommen zu lassen. Wir haben diese Mail aber auch entsprechend angepasst um allen Teilnehmenden weitere Infos zukommen zu lassen.

Per Selektion lässt sich dort auch entscheiden welche Benutzergruppen diese Mail bekommen sollen. So lässt sich auch die Einladung zur Tagung realisieren. Wir haben diese Funktion ebenfalls genutzt um allen Teilnehmenden im Nachhinein einen Link zu einem Feedback-Bogen zukommen zu lassen.

Weiter gibt es die Möglichkeit – und die empfiehlt sich besonders bei digitalen Tagungen – dass sich Teilnehmende eigenständig im System auf „anwesend“ setzen können. So gibt es immer einen Überblick darüber, wie viele stimmberechtigte Mitglieder gerade anwesend sind und ihre Stimme beispielsweise bei Wahlen abgeben können.

Durchführung

In der konkreten Durchführung haben wir einen Laptop in ein ZOOM Meeting eingeloggt und von dort den Projektorbildschirm für alle Teilnehmenden freigegeben. So hatten die Teilnehmenden per ZOOM sowohl das Kamerabild des Vorstandes (und anderen Delegierten) im Blick als auch die Themen und Inhalte über die gerade gesprochen wurde. Die Inhalte des Projektors konnten wir mit dem Steuerungs-iMac fernsteuern.

Zwischenzeitlich wurde von einigen Delegierten angefragt, ob die OpenSlides Freigabe nicht überflüssig sei, weil ja alle jederzeit dort reinschauen können. Wir haben uns aber dafür entschieden weiterhin den Projektor freizugeben, damit allen klar ist welches Thema gerade dran ist und darüber hinaus bietet die Projektor-Ansicht von OpenSlides auch die Möglichkeit Mitteilungen an alle Teilnehmenden zu übermitteln und beispielsweise auch eine Redeliste einzublenden. Im Verlauf haben wir außerdem häufiger den Countdown zum Beispiel bei Sitzungsunterbrechungen eingeblendet.

Bei Wahlen konnten dir Dank OpenSlides und eingerichteter Benutzerrechteverwaltung schnell und beinahe ohne Komplikationen wählen. Der erste Anlauf war ein wenig holprig, aber danach lief es butterweich. Stimmabgabe und Auszählung innerhalb weniger Minuten.
Für uns ist im Nachhinein klar: Stimmzettel aus Papier wollen wir künftig auch bei Tagungen vor Ort unbedingt vermeiden.

Ähnlich wie mit den Wahlen verhielt es sich auch bei der Abstimmung von Anträgen. Hier bietet OpenSlides sehr viele Anpassungsmöglichkeiten, damit Satzungskonform gearbeitet werden kann. Anträge Blockweise abstimmen, geheime Wahlen, namentliche Wahlen und und und.

ZOOM und OpenSlides

OpenSlides bietet in der neuen Version auch direkt ein Modul für digitale Konferenzen. Nach einigen Tests haben wir uns aber dagegen entschieden dieses Modul zu nutzen. In unseren Tests lief es nicht so rund wie wir es uns gewünscht haben – es gab Probleme bei Tonverbindungen und der Übertragungsqualität.

Darüber hinaus braucht es bei digitalen Tagungen manchmal auch die Unterscheidung in Gruppierungen. So tagen im Rahmen der ejo Vollversammlung zeitweise die Haupt- und Ehrenamtlichen getrennt voneinander, bei Personaldebatten ist die Öffentlichkeit auszuschließen und bei Sitzungsunterbrechungen kann die Beratung in Delegationen notwendig werden.

Diese Möglichkeiten bietet OpenSlides bislang nicht an und so war ZOOM das Tool unserer Wahl. Die Einführung des Features, dass Teilnehmende eigenständig Breakout-Rooms wechseln können, vereinfachte die Organisation dabei ungemein – und kam eine Woche vor unserer Tagung mehr als passend.

Abschließend

Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit der Umsetzung mit ZOOM und OpenSlides. Bei Dingen wie dem ZOOM Chat braucht es künftig noch klarere Regeln (was wird wo kommuniziert und was eben auch nicht) und an einigen Stellen kleine Feinjustierungen.

Lucas Söker

Name (Pflichtfeld)

E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)

Nachricht