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OpenSlides in der Jugendarbeit

Seit den zwei vergangenen Vollversammlungen setzt die Evangelische Jugend Oldenburg auf die Open-Source-Software OpenSlides. Hintergrund dafür ist vor allem die Reduzierung von gedruckten Unterlagen und die Optimierung von Versammlungsabläufen.

OpenSlides ist ein freies, webbasiertes Präsentations- und Versammlungssystem zur Verwaltung und Projizierung von Tagesordnung, Anträgen und Wahlen einer Versammlung.

Wikipedia

In diesem Beitrag möchte ich ein wenig auf die Entstehung der Idee eingehen und selbstverständlich noch einige Vor- und Nachteile aufzeigen, damit möglichst viele Menschen, Verbände und andere Gremien von unseren Erfahrungen profitieren können. Außerdem zeige ich euch gerne wo es guten technischen Support gibt.

einfachmalmachen: OpenSlides als Testballon

Im Frühjahr 2019 hat der Jugendverband bei seiner Vollversammlung mit 61 Delegierten und mehreren beratenden Mitgliedern sowie Gästen auf Empfehlung der Geschäftsstelle und des Vorstands den ersten Versuch mit OpenSlides im Rahmen ihrer Tagung gewagt.
Für die Herbsttagung wurde der Versuch noch einmal wiederholt, allerdings erhielten die Teilnehmenden im Vorfeld keine gedruckten Unterlagen mehr, sondern konnten sich bereits vor der Tagung in das System einloggen und so auf die Sitzung vorbereiten. Der Nutzungsumfang wurde also weiter ausgebaut.

Im Herbst 2019 entschied die Vollversammlung dann, dass die Tagungen künftig ausschließlich digital organisiert werden sollen – also keinerlei gedruckten Unterlagen mehr. Vorerst wird auf den sehr guten Erfahrungen mit OpenSlides aufgebaut.

Rahmen

Wir setzen OpenSlides auf einem Webserver ein, damit das System im Vorfeld für die Vorbereitungen zur Tagung bereits erreichbar ist.

Vorteile

  • digital
  • Plattformunabhängig
  • weniger Papier
  • bessere Übersicht bei Anträgen

Nachteile

  • neu
  • WLAN
  • Stabilität und Erreichbarkeit

Bei den Nachteilen habe ich sehr bewusst mit dem Begriff “neu” angefangen, der sicherlich weder Vor- noch Nachteil ist. Meine Erfahrung zeigt allerdings, dass gerade in unserem Bereich “neue” Dinge häufig doof sind – sie bedeuten Veränderung und die eigenen Gewohnheiten müssen angepasst werden.

Darüber hinaus braucht der Einsatz von OpenSlides ein stabiles WLAN mit einer ordentlichen Internetverbindung. Im Detail hängt das natürlich von der Menge der Nutzenden ab und eben auch vom Einsatzzweck. Wir hatten im Tagungshaus nur temporäre Probleme mit der Technik. Häufiger kam es zu Problemen, weil die Endgeräte der Nutzenden sich nicht im dem WLAN verbinden ließen oder ein anderer Nutzungsfehler vorlag – die wenigsten Probleme sind auf OpenSlides zurückzuführen.

Tagesordnung

Für die Versammlungsvorbereitung ist es hilfreich, wenn die Sitzungsleitung zeitnah vor der Veranstaltung die Tagesordnung über OpenSlides zur Verfügung stellt. So können sich Delegationen auf die Sitzung vorbereiten.

Den einzelnen Tagesordnungspunkten können weitere Informationen und Anlagen beigefügt werden. Außerdem bietet ein Tagesordnungspunkt die Möglichkeit, den Mitgliedern schon während der Sitzung Arbeitsergebnisse zukommen zu lassen.

Ein Tagesordnungspunkt mit weiteren Informationen, Links, Arbeitsergebnissen und Protokollauszügen

Wahlen mit OpenSlides

Über den personalisierten Login haben alle berechtigten Personen die Möglichkeit sich selbst oder andere Kandidat*innen für Wahlen vorzuschlagen. Das kann schon im Vorfeld der Versammlung geschehen oder im direkten Verlauf vor Ort. Sobald die Kandidat*innen-Suche abgeschlossen ist, kann die Sitzungsleitung diese Funktion natürlich sperren und es kann in unterschiedlichen Wahlgängen gewählt werden.

Die direkten Wahlen erfolgen dabei nicht via OpenSlides, weil eine anonyme Wahl mit personalisiertem Login bisher nicht möglich ist. Die Ergebnisse der Stimmenauszählung wiederum kann dann von der Wahlleitung in das System eingetragen und projiziert werden. Darüber hinaus sind die Ergebnisse auch direkt für das Protokoll gesichert.

Eine Funktion die wir bisher nicht genutzt haben: OpenSlides bietet die Möglichkeit an, aus dem System heraus Stimmzettel zu drucken, auf denen dann die Kandidat*innen direkt eingedruckt werden können.

Anträge

Auch Anträge können mit Hilfe von OpenSlides bearbeitet werden. Über den personalisierten Login können berechtigte Personen ihre Anträge schon im Vorfeld der Versammlung einreichen, andere Personen können Anmerkungen übermitteln oder ggf. direkt Änderungsanträge einreichen. Darüber hinaus gibt es auch eine Funktion, die die eigene Unterstützung eines Antrags bereits im Vorfeld bekunden lässt – das gibt vor allem den Antragsstellenden eine Orientierung.

Anträge lassen sich dabei direkt Tagesordnungspunkten zuweisen, mit Anlagen versehen und ähnlich wie bei Wahlen können die Abstimmungsanträge direkt nach der Erfassung für das Plenum projiziert werden.

Eine Antragsübersicht gibt Orientierung

OpenSlides Support

Sehr gute Erfahrungen machen wir mit der Intevation GmbH, einem Servicedienstleister für OpenSlides. Das Unternehmen mit Sitz in Osnabrück unterstützt uns bei der Einrichtung und Betrieb der OpenSlides Instanzen. Dabei erhalten wir schnelle und zuverlässige Antworten auf unsere Fragen und Unterstützung bei Problemen. Also sehr empfehlenswert.

Die Kontaktdaten von Emanuel Schütze von der Intevation GmbH sind auf der OpenSlides Website zu finden.

Fazit

Bis auf ein paar Anfangsprobleme blicken wir auf einen durchaus positiven Versuchsballon zurück.

Besonders wichtig ist allerdings, dass sich mindestens eine Person intensiver mit der Nutzung und Steuerung von OpenSlides auseinandersetzt. Bei der ejo wurde dies durch die Geschäftsstelle und ein Mitglied des Vorstands sichergestellt. Bei der Durchführung der Versammlung konnten wir uns so sehr gut ergänzen und unterstützen.

Eigene Erfahrungen machen?

Hast du Interesse an OpenSlides und möchtest dir das System mal näher ansehen? Melde dich gern über einen der im Kontaktbereich angegebenen Wege bei mir. Ich stehe gerne mit meinem Wissen zur Verfügung.

Von Lucas

Was mit Evangelischer Jugend, Digitalisierung, Nordsee und Papa sein. Threema ID: HDX7AJB2

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