Digitale Synode

In der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD), einer Gemeinschaft von 20 lutherischen, unierten und reformierten Kirchen in Deutschland, haben inzwischen viele Synoden digital stattgefunden. Eine Synode bezeichnet das höchste Gremium einer Kirche.

Eine digitale Synode zu veranstalten ist etwas anderes als ein Zoom Meeting zu starten und zu moderieren. Es hängen sehr viele – zum Teil sehr kleinteilige – Dinge an einer solchen Veranstaltung und in diesem Beitrag möchte ich von meinen Erfahrungen als Projektleitung berichten und vielleicht ein paar hilfreiche Tipps teilen.

Die 1. Digitale Synode der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg

Während wir in der Evangelischen Jugend Oldenburg unsere erste digitale Vollversammlung schon hinter uns gebracht haben, lag die Synode der oldenburgischen Kirche am 19. und 20. November noch vor den verantwortlichen Personen. Und so kam es auf Umwegen dazu, dass unsere Kirchenleitung mich am 5. November 2020 mit der Projektleitung für die 1. Digitale Synode der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg beauftragte – knapp 14 Tage vor der Tagung. Ein sportliches Vorhaben – aber nicht unmöglich. Und ich möchte vorwegnehmen, dass wir in Oldenburg die Synode ganz ordentlich durchgeführt haben.

Eine krasse Erfahrung. Aber eine schöne Erfahrung mit bleibenden Erinnerungen und so manch Augen öffnenden Momenten.

Angebote einholen, IT Infrastruktur testen und umbauen, Software einführen, Verhandlungen führen, Verträge eintüten, Teams zusammenstellen, Tische stellen, Räume messen und Aufgaben verteilen … und das ist lange noch nicht alles.

Wir unterstützten Synodale bei der Einrichtung ihres heimischen Arbeitsplatzes, schulten sie im Umgang mit Zoom und Polyas (einem Abstimmungstool) und standen für Rückfragen zur Verfügung. Wir halfen auch dabei innere Barrieren gegenüber digitalen Formaten abzubauen. Im Oberkirchenrat sorgten wir für eine bestmögliche Begleitung des Präsidiums und für die Einbindung anderer Personen wie die Kirchenleitung, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Finanzabteilung und und und.

Wir. Wir waren neben mir sehr engagierte digital affine Menschen, Synodenprofis, Hausmeister, Verwaltungsmitarbeitende, die IT Abteilung und und und.

Der Aufbau

Für die Durchführung der Synode war uns wichtig, dass das Präsidium gemeinsam mit dem Synodenbüro und technisch verantwortlichen Personen an einem Ort zusammenkommt.

So sind Absprachen (besser) möglich und es entsteht für die Teilnehmenden zumindest dahingehend ein Gefühl der Normalität. Wir haben in einem großen Tagungsraum mit beinahe 140 Quadratmetern im Oberkirchenrat gemeinsam mit dem Präsidium, dem Synodenbüro und einem Team digital getagt.

An zwei Tischreihen konnten die Präsidiumsmitglieder ausgestattet mit Konferenzmikrofonen und Webcams der Synode folgen. Für Wortbeiträge gab es eine separate Kamera, die die sprechende Person „einfing“ und so auf die Bildschirme der Teilnehmenden brachte – gute Ton- und Bildqualität sind das A und O.

Von der Kapelle des Oberkirchenrates aus nahm die Kirchenleitung mit einem ähnlichen Aufbau an der Tagung teil. Hier platzierten wir – ebenfalls betreut von einer professionellen Kameratechnik – ein Redepult für Einbringungsreden und Diskussionsbeiträge.

Für die Tagungsräume gab es Lüftungsbeauftragte, die im Rahmen eines Hygiene-Konzeptes für die regelmäßige Belüftung der Räume sorgte.

Die Tools

Zoom

Zoom bildet in diesen Zeiten wohl die Basis für sehr viele digitale Veranstaltungen und so verließen wir uns auch für die digitale Synode auf eines der besten Videokonferenztools am Markt.

Gemeinsam mit der Connect4Video konnten wir eine DSG-EKD (EKD-Datenschutzgesetz) konforme Lösung von Zoom an den Start bringen und profitieren davon auch in der Zukunft.

Öffentliche Abstimmungen, Breakout-Rooms und andere Funktionen von Zoom sind für viele Beteiligte bereits Bestandteile im Alltag gewesen und durch zwei Schulungsabende im Vorfeld bestand für Synodale die Möglichkeit den Umgang mit diesen Funktionen im Hinblick auf die Synode zu testen.

Mein Dank gebührt an dieser Stelle der Stabstelle Digitalisierung der EKD, die schon vor mehreren Monaten genau diese Lösung auf den Weg gebracht hat, die wir jetzt auch nach Oldenburg geholt haben.

POLYAS

POLYAS ist ein Anbieter von Online-Wahlsystemen mit Hauptsitz in Kassel. Dabei setzt das deutsche Unternehmen den Fokus auf den Schutz der Kundendaten. POLYAS ermöglicht mit den zertifizierten Tools geheime Online-Wahlen in Echtzeit.

Durch die Erfahrungen der EKBO (Evangelische Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz) und den geplanten Einsatz bei der EKD Synode haben auch wir uns für POLYAS entschieden.

Mit POLYAS ist es möglich geheim abzustimmen und Wahlen rechtskonform durchzuführen. Und das ganze System gibt es zu überschaubaren Kosten. Auf der Website von POLYAS besteht auch die Möglichkeit die Kosten im Vorfeld zu berechnen.

In der Durchführung ist das System weitgehend selbsterklärend und bei Fragen steht der Support freundlich und zuverlässig zur Verfügung.

OpenSlides

Bei der 1. Digitalen Synode der oldenburgischen Kirche haben wir OpenSlides vorwiegend im Hintergrund als Organisationstool genutzt. Die Redeliste konnte so dem Präsidium komfortabel zur Verfügung gestellt werden, Anträge und andere Unterlagen wurden entsprechend aufbereitet präsentiert und im Hintergrund sorgt das System dafür, dass beispielsweise Mitarbeitende der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit jederzeit Zugriff auf Beschlusstexte und Abstimmungsergebnisse haben.

Das Potenzial von OpenSlides im Bezug auf eine digitale Synode ist damit noch lange nicht ausgeschöpft: Anwesenheitslisten, Online-Abstimmungen, Materialpool und noch viel mehr wäre möglich bei einem Einsatz von OpenSlides.

Bei der ersten digitalen Landessynode der Nordkirche wurde OpenSlides umfangreicher eingesetzt. Mit Vor- und Nachteilen.

Mein Fazit

Besser und Optimierung geht immer. Insgesamt blicke ich aber durchaus zufrieden auf zwei sehr stressige Wochen zurück. Wochen mit Druck, Wochen mit wenig Zeit für die Famile und Freude, Wochen in denen ich mit tollen Kolleg*innen zusammenarbeiten durfte. Und Wochen in denen wir etwas unmöglich scheinendes auf die Beine gestellt haben.

Und irgendwie fällt mir auf, dass ich alle Themenbereiche nur ganz grob angerissen habe. Wenn du Interesse an Details hast, melde dich gern. Wenn mehr Menschen fragen, reiche ich gerne detaillierte Infos nach.

Digitale Synode in der oldenburgischen Kirche: Das können wir wieder machen. Aber mit mehr zeitlichem Vorlauf und mehr OpenSlides. Und vielleicht auch mit dem Blick darauf, dass die Digitalisierung eben kein Hirngespinst von einigen Menschen da draußen ist. Digitalisierung geht (zum Glück) nicht mehr weg.

Wir müssen da ran – auch an leitenden und verantwortlichen Stellen.